In diesem Beitrag stellen wir dir alle Möglichkeiten zum Abwickeln von Retouren mit Pickware vor. In der Shopware Admin steht dir mit Pickware ERP das einfache Retourenmanagement zur Verfügung. Wenn du zusätzlich entweder Pickware ERP Pro, Pickware WMS oder Pickware POS nutzt, kannst du über das erweiterte Retourenmanagement neben vollständigen Retouren auch Teilretouren durchführen und Rechnungskorrekturen erstellen. Rückgaben von Kassenverkäufen können darüber hinaus direkt an der Kasse über die Pickware POS App abgewickelt werden.
Wie bearbeite ich Retouren in der Shopware Admin?
Einfaches Retourenmanagement (nur Pickware ERP)
Vollständige Retoure
Öffne die retournierte Bestellung und klicke oben im Tab Allgemein auf Retoure erfassen. Eventuelle Rabatte und Versandkosten aus der ursprünglichen Bestellung, werden beim Erfassen der Retoure entsprechend berücksichtigt.
Wähle nun noch das Lager aus und klicke auf Bestätigen.
Alle Bestellpositionen werden dann wieder automatisch auf ihre Standardlagerplätze eingelagert. Sollte kein Standardlagerplatz hinterlegt sein, werden die Positionen auf den unbekannten Lagerplatz gebucht. Abschließend kannst du im Bereich Belege eine Stornorechnung erstellen und an deine Kunden senden.
Umtausch
Bei einem Umtausch der Bestellung empfiehlt es sich, zunächst eine vollständige Retoure wie oben beschrieben zu erfassen und anschließend eine neue Bestellung mit den Austauschprodukten zu erstellen.
Erweitertes Retourenmanagement (Pickware ERP Pro, Pickware POS oder Pickware WMS)
Retoure ankündigen
Um eine neue Retoure anzulegen, öffne das Kontextmenü der zugehörigen Bestellung in der Bestellübersicht und wähle dort Retoure erfassen aus oder klicke in den Bestelldetails oben auf Retoure erfassen. Retouren können nur für bereits versendete Bestellungen angelegt werden. Im Falle einer nicht versendeten Bestellung ist die Option Retoure erfassen ausgegraut.
Im folgenden Fenster kannst du
- das Lager auswählen, in welchem die Produkte später ggf. wieder eingelagert werden sollen.
- auswählen, welche Positionen aus der Bestellung in welchen Mengen zurückgegeben werden sollen. Hierbei kannst du ebenfalls in der Bestellung enthaltene manuelle Positionen sowie Rabatte auswählen, wenn diese bei der Rechnungskorrektur berücksichtigt werden sollen.
- einen Retourengrund je Position hinterlegen.
- über die Checkbox Versandkosten hinzufügen festlegen, ob ebenfalls Versandkosten erstattet werden sollen.
Die tatsächlich retournierten Mengen sowie Retourengründe können zu einem späteren Zeitpunkt noch angepasst werde. Klicke dann oben rechts auf Retoure ankündigen, um zum nächsten Schritt zu gelangen. Die Retoure befindet sich dann im Status Angekündigt. Das bedeutet, dass sich die Retoure zwar schon im Lager befindet aber noch keine Änderung am Bestand erfolgt ist.
Retoure annehmen
Die Retoure wurde nun angelegt und kann jederzeit über Bestellung → Retouren aufgerufen und weiter bearbeitet werden. In diesem Fenster kannst du
- die retournierten Mengen anpassen.
- einen Retourengrund anlegen oder diesen anpassen.
- im Bereich Zusammenfassung den Zahlungsstatus anpassen.
Weiter unten siehst du eine Statushistorie für den Retouren- und Zahlungsstatus. Über einen Klick auf Retoure annehmen speicherst du deine Änderungen.
Du kannst deine Retouren alternativ auch per WMS App annehmen.
Retoure einlagern
Deine Retoure befindet sich jetzt im Status Empfangen. Hier kannst du
- die retournierten Mengen anpassen.
- den Retourengrund bearbeiten.
- eine Rechnungskorrektur über den Button oben erstellen.
Klicke in der Retoure auf Retoure einlagern, um zum nächsten Schritt zu gelangen.
Du kannst nun auswählen, welche und wie viele der zurückgegebenen Produkte wieder eingelagert bzw. abgeschrieben werden sollen. Mit einem Klick auf Bestätigen werden deine Bestände entsprechend verbucht und können nicht mehr im Rahmen dieser Retoure korrigiert werden. Wieder einzulagernde Bestände werden jeweils auf dem Standardlagerplatz eingelagert. Sollte kein Standardlagerplatz hinterlegt sein, werden die Positionen auf den unbekannten Lagerplatz gebucht.
Du kannst deine Retouren alternativ auch per WMS App einlagern.
Dokumente erstellen
In der Retoure findest du oben rechts den Button Rechnungskorrektur erstellen. Wenn die Retoure bereits abgeschlossen ist, kannst du bei Bedarf für die Rechnungskorrektur immer noch die retournierten Mengen anpassen, dies hat aber keine Auswirkungen auf die Bestandsbewegungen mehr. Ausführliche Informationen zu Rechnungskorrekturen findest du in diesem Beitrag.
Umtausch
Wenn Produkte innerhalb einer Bestellung umgetauscht werden sollen, öffne nach dem Erfassen und Einlagern der Retoure erneut die Bestellung. Klicke im Bereich Positionen auf Produkt hinzufügen, um ein Austauschprodukt zu ergänzen oder klicke in das Feld Menge einer bereits bestehenden Position und erhöhe die Menge entsprechend. Erstelle im Anschluss eine Rechnungskorrektur und versende die Bestellung erneut auf dem gewohnten Weg. Damit die Bestellung wieder in der WMS App angezeigt wird, musst du den Bestellstatus erneut auf Offen setzen.
Wie bearbeite ich Retouren in der WMS App?
Öffne das App Menü und wechsle in den Modus Wareneingang. Wähle hier Retoure aus und suche dann nach der betreffenden Bestellung. Du kannst hier aus allen versendeten Bestellungen und angekündigten Retouren wählen.
Alternativ kannst du den Barcode auf dem Retourenetikett oder dem Lieferschein scannen und so direkt zu der Retoure gelangen.
Wechsle dann in den Tab Produkte. Dort kannst du die zurückgesendeten Produkte per Scan oder über die Suchfunktion auswählen. Dir werden zunächst die in der Bestellung enthaltenen Produkte unter Erwartete Produkte angezeigt, du kannst aber auch aus allen Produkten wählen und so auch Produkte hinzufügen, die nicht in der Bestellung enthalten waren.
Je Produkt kann nun die Anzahl angepasst und ein Retourengrund aus der Liste gewählt werden.
Wenn alle retournierten Produkte erfasst wurden, tippe oben rechts auf Sichern.
Du kannst nun entscheiden, ob alle Produkt eingelagert oder nicht eingelagert werden sollen. Bitte beachte hier den in der App angezeigten Hinweis: Wenn die Produkte an dieser Stelle eingelagert werden, können sie nicht mehr abgeschrieben werden. Wähle daher hier Nicht einlagern aus, wenn du die Produkte später noch abschreiben möchtest. Wenn du Einlagern auswählst, werden die Produkte auf ihrem Standardlagerplatz im gewählten Lager eingelagert.
Die Retoure wird anschließend auch in der Shopware Admin unter Bestellung → Retoure angelegt. Dort kannst du ebenfalls die Rechnungskorrektur erstellen und die retournierten Produkte einlagern, falls noch nicht geschehen, und in diesem Zusammenhang bei Bedarf auch abschreiben.
Wie führe ich eine Rückgabe an der Kasse durch?
Alle an der Kasse durchgeführten Verkäufe können auch direkt dort wieder rückabgewickelt werden.
Rückgabe über die Verkaufshistorie initiieren
Im App Menü oben links findest du die Verkaufshistorie mit allen vergangenen Verkäufen. Wähle den gewünschten Verkauf aus, klicke auf Rückgabe und wähle die Produkte aus, die zurückgegeben werden sollen. Du gelangst nun in den Warenkorb im Rückgabemodus, wobei sich bereits die festgelegten Artikel im Warenkorb befinden und das betreffende Kundenkonto ausgewählt wurde.
Rückgabemodus in der App
Alternativ kannst du den Rückgabemodus jederzeit manuell über das Warenkorb Menü rechts unten aktivieren und dort Produkte zur Rückgabe über die Suche auswählen oder den entsprechenden Barcode scannen.
Über den Button Rückgabe kannst du die Zahlungsart für die Rückerstattung auswählen und die Rückgabe des Geldes durchführen. Anschließend hast du die Möglichkeit, die Ware wieder einzulagern und dabei direkt in ein Lager deiner Wahl zu buchen. Wenn eine Wiedereinlagerung nicht möglich ist, weil das Produkt beispielsweise beschädigt ist, deaktiviere die Option. Um fortzufahren, drücke auf Speichern.
Eine Rückzahlung via Zettle by Paypal ist seitens des Anbieters leider noch nicht möglich.
Im nächsten Schritt wird der Stornobeleg gedruckt. Analog zum Verkauf hast du hier ebenfalls die Möglichkeit, diesen im DIN A4 Format als Stornorechnung auszugeben oder dem Kunden per E-Mail zu übersenden. Mit Fertig kannst du den Vorgang abschließen.
Nach erfolgter Rückzahlung wird die Rückgabe in deiner Shopware Administration unter Bestellungen → Retouren angelegt und die Bestände werden bei Einlagerung wieder erhöht. Darüber hinaus wird ein entsprechender Eintrag im Kassenbericht mit negativem Betrag angelegt.