In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du Wareneingänge für Lieferantenbestellungen erfassen kannst. Alle Informationen speziell zu freien Wareneingängen oder Wareneingänge für Retouren findest du jeweils in separaten Beiträgen.
Grundsätzlich stehen dir folgende Möglichkeiten zur Einlagerung von Wareneingängen von Lieferantenbestellungen zur Verfügung:
- In der Shopware Admin unter Einkauf → Lieferantenbestellungen
- Über die WMS App im Modus Wareneingang unter Lieferantenbestellung
Wareneingänge für Lieferantenbestellungen, die nicht mit Pickware erstellt wurden, kannst du in der WMS App im Modus Wareneingang als freien Wareneingang erfassen.
Wareneingänge für Lieferantenbestellungen in der Shopware Admin erfassen
Um für eine Lieferantenbestellung in der Shopware Admin einen Wareneingang zu erfassen, navigiere zu Einkauf → Lieferantenbestellung einlagern. Öffne die entsprechende Bestellung und klicke auf Wareneingang erfassen oder wähle über das Kontextmenü für die betreffende Bestellung den Eintrag Wareneingang erfassen aus.
Hier kannst du nun alle Produkte und Mengen angeben, die per Wareneingang erfasst werden sollen. Du kannst bei Bedarf auch den Einzelpreis anpassen. Die Anpassung des Preises gilt in diesem Fall nur für den Wareneingang und nicht für den ursprünglich hinterlegten Preis in der Lieferantenbestellung. Anschließend kannst du zwischen Erfassen und Erfassen & Freigeben wählen.
Beim Erfassen wird lediglich der Eingang der Lieferung festgehalten und noch keine Bestandsänderungen verbucht. Der Wareneingang erhält dann den Status Erfasst. Die Prüfung und Freigabe des Wareneingangs erfolgt in einem nachgelagerten Schritt, bei dem auch noch die Liefermengen angepasst werden können.
Beim Erfassen & Freigeben werden die Liefermengen sofort festgeschrieben und die Produkte werden zur Einlagerung freigegeben. Der Wareneingang erhält dann den Status Freigegeben. Wenn der Bestand des Ziellagers online verfügbar ist, stehen die Produkte aus dem Wareneingang ab diesem Zeitpunkt zum Verkauf zur Verfügung. Den Bestand eines Produktes, welcher auf diese Weise schon erfasst und freigegeben, aber noch nicht final eingelagert wurde, siehst du in den Produktdetails im Tab Bestand.
Im letzten Schritt kannst du einen Wareneingangsbeleg erzeugen und die Bestände einlagern. Mehr dazu findest du hier. Solltest du nur einen Teil der in der Lieferantenbestellung enthaltenen Produkte erfasst haben, kannst du wie oben beschrieben jederzeit weitere Mengen in einem neuen Wareneingang erfassen.
Auswirkungen auf die Lieferantenbestellung
Unabhängig davon, ob du den Wareneingang nur erfasst oder auch freigibst, erhält die zugehörige Lieferantenbestellung bei einer vollständigen Erfassung den Status Geliefert und als Lieferdatum wird das aktuelle Datum hinterlegt. Bei einer teilweisen Erfassung erhält sie lediglich den Status Teilweise Geliefert.
Wareneingänge für Lieferantenbestellungen in der WMS App erfassen
Öffne das App Menü und wähle dort Wareneingang aus. Zum Erfassen von Lieferantenbestellungen gelangst du entweder direkt über die Schaltfläche Lieferantenbestellung oder alternativ über Freier Wareneingang → Herkunft → Lieferantenbestellung.
Wähle als nächstes eine Lieferantenbestellung aus der Liste oder über das Suchfeld aus. Über die Suchfunktion kannst du nach einem Namen, einer Produktnummer oder Lieferantenproduktnummer suchen und bekommst alle Lieferantenbestellungen angezeigt, die das gesuchte Produkt enthalten.
In der folgenden Ansicht können über + Lieferantenbestellung noch weitere Bestellungen vom gleichen Lieferanten hinzugefügt werden.
Navigiere nun zu Produkte → Produkt auswählen. Hier siehst du auf Basis der zuvor ausgewählten Bestellungen eine Liste aller erwarteten Produkte inklusive deren Mengen.
Du kannst nun entweder einzelne Produkte aus der Liste auswählen oder das Produkt scannen. Das Produkt wird dann der Übersicht im Tab Produkte hinzugefügt. Dort kannst du die Menge entsprechend der tatsächlich vorhanden Produkte anpassen. Schließe den Vorgang über Sichern oben rechts in der Ecke ab. Falls Produkte fehlen oder die bestätigte Anzahl nicht der bestellten Menge entspricht, erscheint ein entsprechender Hinweis. Die fehlenden Produkte können jederzeit nachträglich über eine neue Wareneingangsbuchung erfasst werden.
Sofern du in der Konfiguration deaktiviert hast, dass Wareneingänge bei Erfassung direkt freigegeben werden, endet der Prozess an dieser Stelle und du gelangst zurück zur Übersicht. Damit du den Wareneingang über die App einlagern kannst, muss dieser zunächst in der Shopware Admin geprüft und freigegeben werden und kann dann über den Tab Offen wieder aufgerufen und eingelagert werden. Mehr Informationen zu diesen Prozessen findest du hier.
Wenn du hingegen eingestellt hast, dass deine Wareneingänge schon nach der Erfassung freigegeben werden, kannst du im nächsten Schritt festlegen, ob du den Wareneingang jetzt oder später einlagern möchtest. Wenn du auf Später einlagern tippst, wird der Vorgang ebenfalls beendet und du gelangst zurück zur Übersicht.
Je nach Konfiguration wird dabei ein Wareneingangsbeleg erzeugt und gedruckt. Über den darauf befindlichen Barcode kannst du den jeweiligen Wareneingang per Scan direkt wieder aufrufen. Solltest du direkt mit der Einlagerung fortfahren, wird kein Wareneingangsbeleg erzeugt.
Auswirkungen auf den Status der Lieferantenbestellung
Befindet sich die Lieferantenbestellung im Bestellstatus Offen, An Lieferanten gesendet, Bestätigt oder Teilweise geliefert, ändert sich der Status beim Erfassen eines Wareneingangs über die WMS App automatisch auf Geliefert bzw. Teilweise geliefert. Befindet sich die Lieferantenbestellung hingegen im Bestellstatus der Lieferantenbestellung im Status Geliefert, Storniert oder Abgeschlossen, erfolgt keine Änderung des Bestellstatus.