Die Inventur mit Pickware besteht aus 4 Schritten:
- Inventurvorgang starten
- Zählungen erfassen
- Zählungen kontrollieren und nach erfassen
- Inventurvorgang abschließen
Die Erfassung der Zählungen kann entweder in der Shopware Admin oder mithilfe der WMS App durchgeführt werden, wobei die Zählung per WMS App den Vorteil bietet, dass du Lagerplatz- oder Produktetiketten direkt scannen kannst. Wenn du deine Inventurzählung im Lager beispielsweise mit Stift und Papier durchführst, bietet es sich an, die Werte anschließend direkt in deiner Shopware Admin zu erfassen. Alle anderen Schritte erfolgen in der Shopware Admin.
Was ist während der laufenden Inventur zu beachten?
Welche Vorgänge sind parallel zur laufenden Inventur unbedenklich?
- Produkte mit einem oder mehreren Lagerplätzen können weiterhin kommissioniert werden.
- Produkte ohne Lagerplatz können weiterhin kommissioniert werden, wenn der Lagerort Unbekannt einem festen Ort entspricht und das Produkt nicht an mehreren unbekannten Stellen über das Lager verteilt liegt.
Was ist zu vermeiden?
- Bestandsbuchungen zwischen Lagerplätzen vornehmen, von denen einer bereits gezählt und der andere noch nicht gezählt wurde. Hierbei kommt es zu Inventurfehlern!
1. Inventurvorgang starten
Klicke in der Shopware Admin unter Lagerhaltung → Inventur auf Inventur starten, um einen neuen Inventurvorgang zu beginnen. Wähle das gewünschte Lager aus und vergib optional einen Namen. Die Nummerierung erfolgt automatisch.
2. Zählungen erfassen
2.1 Zählungen per WMS App erfassen
Öffne die WMS App und navigiere dort zum Menüpunkt Inventur. Sollte für das ausgewählte Lager noch keine Inventur in der Shopware Admin angelegt worden sein, erscheint ein entsprechender Hinweis, dass zunächst ein Inventurvorgang gestartet werden muss.
Bei der Inventur stehen dir zwei verschiedene Modi zur Verfügung: Zählung pro Lagerplatz („Lagerplatz auswählen“) und Zählung im Lager (unbekannter Lagerplatz).
Zählung pro Lagerplatz
Hier kannst du Produkte je Lagerplatz erfassen, indem du zunächst das Lagerplatzetikett scannst oder einen Lagerplatz aus der Liste auswählst. Anschließend kannst du die Produkte auf dem ausgewählten Lagerplatz scannen oder über die Tastatur suchen und die jeweilige Anzahl hinterlegen.
Bitte beachte: Wenn du in diesem Modus mehr als eine Zählung für die gleiche Produkt-Lagerplatz-Kombination erfasst, wird der zuvor erfasste Wert überschrieben. Das bedeutet, wenn du beispielsweise in einer ersten Zählung 3 Stück erfasst und später noch weitere 2 Exemplare des gleichen Produkts erfassen möchtest, musst du 5 Stück erfassen. Wenn du nur 2 erfasst, würde das Produkt am Ende der Inventur auch nur mit 2 Stück in der Zusammenfassung auftauchen.
Produkte im Lager zählen
Wenn du keine gekennzeichneten Lagerplätze verwendest oder Produkte ohne festen Lagerplatz zählen möchtest, verwende stattdessen diese Option. Auch hier kannst du Produkte scannen oder manuell eingeben. Die Zählungen werden dann unter Lagerplatz Unbekannt erfasst.
Bitte beachte: Wenn du in diesem Modus mehrere Zählungen für das gleiche Produkt erfasst, werden diese am Ende aufsummiert. Das bedeutet, wenn du beispielsweise in einer ersten Zählung 3 Stück und später noch weitere 2 Exemplare des gleichen Produkts erfasst, werden für diese Inventur insgesamt 5 Stück des Produktes gezählt.
Erfassung abschließen
Um die Inventur abzuschließen, wechsle wieder in die Shopware Admin unter Lagerhaltung → Inventur.
2.2 Zählungen in der Shopware Admin erfassen
In deiner Shopware Admin findest du für die jeweilige Inventur die Tabs Gezählt und Ungezählt. Um Zählungen zu erfassen, wechsle in den Tab Ungezählt.
Angezeigte Produkte filtern
Du kannst dir über einen Klick auf das jeweilige Filtersymbol alle Produkte auf einem bestimmten Lagerplatz anzeigen lassen (1) sowie alle Lagerplätze auf denen ein Produkt lagert (2).
Rechts findest du weitere Filtermöglichkeiten (3), beispielsweise wenn du deine Produkte nach Kategorien, Hersteller oder verwendeten Tags filtern möchtest. Dort kannst du ebenfalls festlegen, ob Bestand auf dem unbekannten Lagerplatz in der Liste angezeigt werden sollen.
Zählungen erfassen
In jeder Zeile steht dir ein blauer Button mit Pfeil zur Verfügung (1). Damit kannst du direkt den jeweiligen Wert aus der Spalte Erwartet in die Spalte Gezählt übernehmen. Wenn du einen abweichenden Wert gezählt hast, klicke stattdessen doppelt in die Spalte Gezählt und trage diesen ein.
Mit dem oberen blauen Pfeil (2) kannst du Zählungen entsprechend der Erwartet-Werte für alle Einträge auf dieser Seite gleichzeitig erfassen. So kannst du je nach Einstellung Einträge pro Seite unten rechts am Bildschirmrand bis zu 500 Zählungen gleichzeitig erfassen.
Zählungen übernehmen
Um erfasste Zählungen zu übernehmen, wähle die entsprechenden Zeilen über die Checkbox links an. Bitte beachte, dass immer alle Zählungen für einen Lagerplatz ausgewählt werden. Deine Auswahl bleibt auch erhalten, wenn du in der Navigation unten die Seite wechselst, sodass auch Einträge von anderen Seiten zur Übernahme markiert werden können. Klicke anschließend auf Alle ausgewählten Zählungen übernehmen.
Du kannst ebenfalls eine einzelne Zählung über das Kontextmenü übernehmen. Auch hier werden alle anderen Zählungen für diesen Lagerplatz mit übernommen.
Wenn du Einträge übernehmen möchtest, für die noch keine Zählung erfasst wurde, erscheint ein entsprechender Hinweis, dass diese in dem Fall mit dem Wert 0 übernommen werden.
3. Zählungen kontrollieren und nach erfassen
Im Tab Gezählt siehst du alle erfassten Zählungen je Produkt und Lagerplatz. Analog zum Tab Ungezählt kannst du hier auch über die Filtersymbole nach einem bestimmten Lagerplatz oder Produkt filtern. Der jeweilige Wert in der Spalte Differenz wird bei Abschluss der Inventur als Bestand verbucht.
Je Listeneintrag kannst du die Zählung anpassen, indem du doppelt in die Spalte Gezählt klickst und den Wert überschreibst. Du kannst außerdem über das Kontextmenü die Zählung für diesen Lagerplatz löschen (Ganze Zählung löschen) sowie Zählungen auf dem unbekannten Lagerplatz produktweise löschen (Einzelne Produktzählung löschen).
Wenn beispielsweise Produkte bei der Zählung übersehen wurden, kannst du diese im Nachhinein hinzufügen, indem du für den entsprechenden Lagerplatz im Kontextmenü den Eintrag Produkt zu Zählung hinzufügen auswählst. Im folgenden Fenster kannst du dann das zu ergänzende Produkt und dessen Menge hinterlegen.
Das Filtermenü rechts bietet dir weitere Optionen neben den Filtermöglichkeiten, die du bereits aus dem Tab Ungezählt kennst. So kannst du beispielsweise einen Prozentbereich für die Differenz zwischen erwartetem und gezähltem Wert angeben, falls du Produkte mit einer prozentual besonders hohen Differenz erneut zählen möchtest.
Differenz (gesamt) bezieht sich im Gegensatz zu Differenz nicht auf den Bestand eines Produktes auf einem bestimmten Lagerplatz, sondern auf den globalen Bestand eines Produktes. So kannst du bei etwaigen Differenzen überprüfen, ob der Bestand global gesehen trotzdem dem erwarteten Wert entspricht. In den Listeneinstellungen kannst du dir entsprechend die Spalten Erwartet (gesamt), Gezählt (gesamt) und Differenz (gesamt) anzeigen lassen.
4. Inventur abschließen
Solange die Inventur noch nicht abgeschlossen wurde, können die Zählungen verändert oder der gesamte Inventurvorgang gelöscht werden. Die sich aus den Differenzen ergebenden Bestandsänderungen werden erst gebucht, sobald die Inventur abgeschlossen wurde. Zum Verbuchen der Inventur klicke im Tab Gezählt auf Inventur beenden.
Sollten bei Beenden der Inventur noch ungezählte Produkte existieren, erscheint eine entsprechende Hinweismeldung. Der Bestand der ungezählten Produkte wird durch den Abschluss der Inventur nicht angepasst oder genullt.
Während die Bestandsänderungen durchgeführt werden, hat die Inventur den Status Bestand buchen. Wenn du in der Inventur Übersicht auf den entsprechenden Eintrag klickst, kannst du den Fortschritt verfolgen. Nach Beendigung wechselt der Status auf Abgeschlossen. Im Tab Gezählt können abgeschlossene Inventuren als CSV-Datei exportiert werden.