Du kannst deine Bestände direkt in deiner Shopware Admin manuell oder per CSV-Import sowie direkt in der WMS App verwalten.
Lagerbestand manuell in der Shopware Admin anpassen
In den Produktdetails im Tab Bestand kannst du jeweils den Lagerbestand deiner Produkte manuell oder per CSV anpassen. Allgemeine Erklärungen zum Tab Bestand findest du in diesem Beitrag.
Um deine Bestände manuell anzupassen, wähle zunächst aus, ob du Ware einlagern, auslagern oder umlagern möchtest. Sobald du das gewünschte Lager ausgewählt hast, wird dir der Standardlagerplatz zum Ein- bzw. Auslagern vorgeschlagen. Neben Lager, Lagerplatz und Menge kannst du einen Kommentar zur besseren Nachvollziehbarkeit eingeben oder einen vorab festgelegten Kommentar auswählen. Klicke zum Schluss auf Einlagern/Auslagern/Umlagern.
Welche Kommentare zur Auswahl stehen sollen, kannst du unter Einstellungen → Erweiterungen → Pickware ERP → Warenbewegung festlegen.
Alle Bestandsänderungen findest du anschließend weiter unten im Abschnitt Bestandsbewegungen. Dort siehst du nicht nur den Zeitpunkt der Durchführung, sondern auch den Benutzer, der die Aktion ausgeführt hat.
Lagerbestände per WMS App verwalten
Um deine Lagerbestände bequem über die WMS App zu verwalten, steht dir die Funktion Warenbewegungen zur Verfügung. Diese erreichst du links oben über das App Menü. Bei jeder Warenbewegung kannst du Kommentare hinzufügen, die du entweder manuell eintippst oder vorab unter Einstellungen → Erweiterungen → Pickware ERP → Warenbewegungen hinterlegen kannst, um sie dann in der App nur noch auswählen zu müssen.
Einzelne Produkte bewegen
Um einzelne Produkte umzulagern, scanne zunächst das gewünschte Produkt oder tippe alternativ auf Produkt auswählen und suche per Tastatureingabe nach dem Produkt.
Gib als nächstes die Menge ein, die du bewegen möchtest. Tippe das blaue i-Icon neben dem Lagerbestand an, um zu sehen, wie sich der Lagerbestand auf die einzelnen Lager und Lagerbestände verteilt.
Anschließend kannst du die ausgewählte Menge einlagern, auslagern oder umlagern. Wähle zum Einlagern von Produkten die Option Einlagern aus. Anschließend kannst du den Lagerort manuell auswählen oder das zugehörige Lagerplatzetikett scannen. Zum Auslagern wählst du zunächst den Lagerort manuell oder per Scan aus und dann die Option Auslagern. Wenn du Produkte umlagern möchtest wählst du sowohl im Bereich Von als auch im Bereich Nach den jeweiligen Lagerort aus. Klicke abschließend auf Speichern.
Ganze Lagerplätze umlagern
Wenn du alle Produkte von einem bestimmten Lagerplatz auf einen anderen Lagerplatz umlagern möchtest, scanne zunächst den Ausgangslagerplatz oder tippe alternativ auf Lagerplatz auswählen, wähle das entsprechende Lager aus und suche per Tastatureingabe nach dem Produkt. Wähle anschließend den Lagerplatz aus, an den die Produkte umgelagert werden soll. Klicke abschließend auf Speichern.
Lagerbestände per CSV-Import verwalten
Unter Lagerhaltung → Bestandsübersicht können über den Button Import absolute oder relative Bestandsänderungen per CSV vorgenommen werden.
Bitte lies die nachfolgenden Informationen sorgfältig, bevor du zum ersten Mal eine Bestandsänderung per CSV-Import durchführst. Eine Erklärung dazu, was eine CSV-Datei ist, was sie kann und was sie nicht kann, findest du hier.
Technische Voraussetzungen
Damit du den Bestandsexport durchführen kannst, benötigst du bestimmte Berechtigungen. Du kannst sie unter Einstellungen → Benutzer & Rechte → Rollen im Tab Detaillierte Privilegien vergeben. Mehr Informationen zum Thema findest du in der Dokumentation von Shopware:
- pickware_document – lesen, schreiben, erstellen
- pickware_erp_bin_location – lesen
- pickware_erp_import_export – lesen, schreiben, erstellen
- pickware_erp_import_export_element – erstellen
- pickware_erp_stock – lesen
- pickware_erp_stocktaking_stocktake – lesen
- pickware_erp_warehouse – lesen
- pickware_erp_warehouse_stock – lesen
Für den Import in Shopware muss die CSV-Datei UTF-8-codiert sein sowie Semikolons als Trennzeichen verwenden. Weitere Details dazu und wo du die entsprechende Konfigurationsmöglichkeit in deinem Tabellenkalkulationsprogramm findest, erfährst du hier.
CSV-Vorlage herunterladen
Klicke in der Bestandsübersicht oben zunächst auf Export und wähle Export mit Bestand für den absoluten Bestandsimport oder Export ohne Bestand für den relativen Bestandsimport aus. Die heruntergeladene Datei kannst du als Vorlage für deinen Import verwenden.
Was ist ein absoluter Bestandsimport?
Beim absoluten Bestandsimport wird der gesamte Bestand angegeben. Der Wert, der zuvor im System hinterlegt war, wird dadurch überschrieben.
Was ist ein relativer Bestandsimport?
Beim relativen Bestandsimport wird nur die Änderung des Bestandes im Vergleich zum vorherigen Wert angegeben. Der Wert, der zuvor im System hinterlegt war, wird dementsprechend erhöht oder verringert.
Worin unterscheiden sich die beiden Export-Dateien?
Die Datei für den absoluten Bestandsimport enthält folgende Spalten:
- Produktname, Produktnummer, Lager, Lagerkürzel, Lagerplatz, Standardlagerplatz, Bestand
Die Datei für den relativen Bestandsimport enthält folgende Spalten
- Produktname, Produktnummer, Lager, Lagerkürzel, Lagerplatz, Standardlagerplatz, Änderung
Der Unterschied liegt also lediglich in der letzten Spalte. Beim absoluten Bestandsexport werden die aktuellen Bestände demnach mit exportiert, damit du eigenständig berechnen kannst, wie sich die Bestandsänderungen auf den Bestand auswirken. Beim relativen Bestandsexport werden keine Bestände mit exportiert, da diese Zahlen für diese Form der Bestandsverbuchung keine Rolle spielen. Stattdessen ist für alle Zeilen in der Spalte Änderung der Wert 0 hinterlegt.
Bestandsänderungen eintragen
Hier zeigen wir dir an einem Beispiel, wie der Eintrag in der CSV-Datei aussehen muss, wenn du den Bestand absolut oder relativ erhöhen, verringern, umbuchen oder unverändert lassen möchtest.
In unserem Beispiel geht es um ein Produkt, von welchem wir 70 Stück in unserem Hauptlager auf dem Lagerplatz C-03-004 vorrätig haben.
In deinem absoluten Bestandsexport sieht dies so aus:
"Aerodynamic Concrete CoffeeMatic";SW10071;Hauptlager;HL;C-03-004;nein;70
In deinem relativen Bestandsexport sieht dies so aus:
"Aerodynamic Concrete CoffeeMatic";SW10071;Hauptlager;HL;C-03-004;nein;0
Bestand einlagern
Wir möchten 30 weitere Stück des Produktes auf dem gleichen Lagerplatz einlagern. Für den absoluten Bestandsimport addieren wir eigenständig den bestehenden Bestand (70) mit dem zusätzlichen Bestand (30) und tragen somit in der Spalte Bestand den Wert 100 in die Import-Datei ein:
"Aerodynamic Concrete CoffeeMatic";SW10071;Hauptlager;HL;C-03-004;nein;100
Für den relativen Bestandsimport tragen wir lediglich in der Spalte Änderung den Wert 30 ein. Die Addition erfolgt beim Einlesen der CSV-Datei automatisch, sodass auch hier am Ende dein Bestand im System 100 Stück beträgt.
"Aerodynamic Concrete CoffeeMatic";SW10071;Hauptlager;HL;C-03-004;nein;30
Bestand ausbuchen
Wir möchten nun alternativ 30 Stück des Produktes ausbuchen. Dazu müssen wir für den absoluten Bestandsimport die Werte voneinander subtrahieren, wir rechnen also 70-30=40 und tragen diesen Wert in die Spalte Bestand in die CSV-Datei ein.
"Aerodynamic Concrete CoffeeMatic";SW10071;Hauptlager;HL;C-03-004;nein;40
Für den relativen Bestandsimport tragen wir eine negative Zahl ein, also hier -30, in die Spalte Änderung eintragen. Auch hier erfolgt die Berechnung dann systemseitig beim Einlesen der CSV-Datei.
"Aerodynamic Concrete CoffeeMatic";SW10071;Hauptlager;HL;C-03-004;nein;-30
Bestand bleibt unverändert
Du muss nicht für alle Produkte Bestandsänderungen eintragen, nur weil diese in deiner CSV-Datei enthalten sind. Wenn du keine Veränderung importieren möchtest, kannst du die betreffenden Zeilen einfach aus deiner CSV-Datei löschen oder den Wert in der Spalte Bestand bzw. Änderung unverändert lassen.
Bestand umbuchen
Möchtest du stattdessen Beständen von einem Lagerplatz zu einem anderen umbuchen, sind hierzu zwei Schritte nötig: dem Einbuchen des Bestandes auf einen neuen Lagerplatz und dem Ausbuchen vom alten Lagerplatz. Dementsprechend benötigst du in diesem Fall in deiner CSV-Datei auch zwei Zeilen.
Ein Umbuchen mit absoluten Beständen sieht in der CSV-Datei wie folgt aus:
"Aerodynamic Concrete CoffeeMatic";SW10071;Hauptlager;HL;A-01-001;nein;70
"Aerodynamic Concrete CoffeeMatic";SW10071;Hauptlager;HL;C-03-004;nein;0
In der ersten Zeile werden 70 Stück auf einen neuen Lagerplatz (A-01-001) gebucht. In der zweiten Zeile werden die selben 70 Stück aus ihrem vorherigen Lagerplatz (C-03-004) ausgebucht. Der neue Lagerplatz hat dann den absoluten Bestand 70 und der alte Lagerplatz den absoluten Bestand 0.
Wenn mit relativen Beständen gearbeitet wird, sieht dies in der CSV-Datei so aus:
"Aerodynamic Concrete CoffeeMatic";SW10071;Hauptlager;HL;A-01-001;nein;70
"Aerodynamic Concrete CoffeeMatic";SW10071;Hauptlager;HL;C-03-004;nein;-70
In der ersten Zeile werden 70 Stück auf einen neuen Lagerplatz (A-01-001) gebucht. In der zweiten Zeile werden die selben 70 Stück aus ihrem vorherigen Lagerplatz (C-03-004) ausgebucht. Die Veränderung auf dem neue Lagerplatz beträgt somit (+)70 und auf dem alten Lagerplatz -70.
Wenn jeweils nur die erste Zeile in der CSV-Datei enthalten ist, würde nur Bestand auf dem neuen Lagerplatz eingebucht, aber kein Bestand auf dem alten Lagerplatz ausgebucht werden. In der Folge wäre dein tatsächlicher Bestand um 70 Stück zu hoch.
Weitere Szenarien
In den oben gezeigten Fällen wurde vollständig von einem Lagerplatz auf einen anderen umgelagert. Du kannst natürlich auch den Bestand von einem Lagerplatz auf zwei (oder mehr) andere Lagerplätze aufteilen. Dann benötigst du demnach drei (oder mehr) Zeilen in deiner CSV-Datei:
Absolut:
"Aerodynamic Concrete CoffeeMatic";SW10071;Hauptlager;HL;A-01-001;nein;10
"Aerodynamic Concrete CoffeeMatic";SW10071;Hauptlager;HL;A-01-002;nein;60
"Aerodynamic Concrete CoffeeMatic";SW10071;Hauptlager;HL;C-03-004;nein;0
Relativ:
"Aerodynamic Concrete CoffeeMatic";SW10071;Hauptlager;HL;A-01-001;nein;10
"Aerodynamic Concrete CoffeeMatic";SW10071;Hauptlager;HL;A-01-002;nein;60
"Aerodynamic Concrete CoffeeMatic";SW10071;Hauptlager;HL;C-03-004;nein;-70
Bearbeitete CSV-Datei importieren
Unter Lagerhaltung → Bestandsübersicht kannst du über den Button Import deine angepasste CSV-Datei hochladen. Achte hierbei unbedingt darauf, das korrekte Format – absoluter oder relativer Bestandsimport – zu verwenden, damit deine Anpassungen korrekt verbucht werden. Optional kannst du noch einen Kommentar vergeben. Klicke dann unten auf Import.
Wohin werden die Bestände gebucht?
Wenn kein Lager angegeben ist, werden die jeweiligen Mengen immer ins Standardlager gebucht und innerhalb des Lagers auf den Standardlagerplatz für das Produkt, sofern vorhanden. Ist ein spezielles Lager angegeben, werden die Änderungen dort auf den Standardlagerplatz gebucht. Wenn ein exakter Lagerplatz angegeben ist, wird dorthin gebucht.
Import-/Export Übersicht
Unter Einstellungen → Shop → Import/Export (Pickware) findest du eine Übersicht aller Import- bzw. Export-Aktivitäten. Du kannst dort die Dateien erneut herunterladen oder über die Detailseite (zu erreichen über einen Klick auf das Erstelldatum) weitere Informationen einsehen, beispielsweise auch, welche Fehler, im Falle eines fehlgeschlagenen Imports, aufgetreten sind.