In diesem Beitrag erfährst du, wie du die Einstellungen deiner DATEV Erweiterung bestmöglich konfigurierst.
Wie die Durchführung eines DATEV Exports abläuft, findest du hier:
Hinweise
Bitte beachte folgende Hinweise zur Nutzung unserer DATEV Erweiterung:
- Die Erweiterung haftet nicht für steuerrechtliche Vollständigkeit oder Korrektheit. Dies kann ggf. nur unter Zuhilfenahme einer Steuerberatung sichergestellt werden, die deine individuellen Rahmenbedingungen kennen.
- Der Datenimport nach DATEV erfolgt über CSV-Dateien im DATEV Format 700 (Buchungsstapel-Datei).
- Die Erweiterung exportiert nur Buchungen, die zu Ausgangsrechnungen gehören. Eingangsrechnungen (z. B. für Pickware Lieferantenbestellungen) müssen direkt in DATEV verbucht werden.
- Die Erweiterung ist aktuell nur für Bestellungen innerhalb Deutschlands und aus Deutschland heraus bestimmt. Der Versand aus anderen Ländern wird nicht unterstützt.
- Die Erweiterung unterstützt aktuell die drei Dokumententypen Rechnung, Stornorechnung und Rechnungskorrektur.
- Bitte beachte, dass aktuell noch keine Daten aus Geschäftsvorfällen unserer Kasse Pickware POS mit dem DATEV Export erfasst werden können. Wie diese Daten schon jetzt in DATEV importiert werden können, beschrieben wir hier.
- Die Funktion des DATEV Exports dient dazu, buchhaltungsrelevante Geschäftsvorfälle aus deinem Shopware Shop als Datei im DATEV-Format zu exportieren und somit eine manuelle belegbasierte Aufnahme von Buchungssätzen in DATEV zu ersetzen.
Erweiterungseinstellungen
Unter Einstellungen → Erweiterungen → DATEV findest du die Erweiterungseinstellungen. Bitte überprüfe diese nach der Installation der Erweiterung gemeinsam mit deiner Steuerberatung.
Wahl des Verkaufskanals
Die Konfiguration kann je Verkaufskanal vorgenommen werden. Alternativ kannst du über den Eintrag Basis-Konfiguration Einstellungen hinterlegen, die für alle Verkaufskanäle gleichermaßen gelten.
Bei Bedarf kannst du die Verknüpfung über diesen Button aufheben:
Allgemein
- Beraternummer – Trage hier deine DATEV Beraternummer ein. Diese Information erhältst du von deinem Steuerberater.
- Mandantennummer – Trage hier deine DATEV Mandantennummer ein. Diese Information erhältst du von deinem Steuerberater. Dieser Wert kann je Verkaufskanal unterschiedlich definiert werden, falls du unterschiedliche Beraternummern je Verkaufskanal verwendest.
- Sachkontennummernlänge – Diese Einstellung bestimmt die Länge der Sachkontennummern beim Export.
- Beginn des Wirtschaftsjahres – Wähle mithilfe der Datumsauswahl den ersten Tag eines Wirtschaftsjahres. Beim Export wird anhand dieses Wertes das Wirtschaftsjahr der enthaltenen Buchungssätze ermittelt. Standardmäßig ist der 01.01. voreingestellt.
Buchungssatz
Durch den Belegbezug kannst du festlegen, welche Informationen beim Export eines Buchungssatzes in Belegfeld 1 ausgegeben wird. Dabei ist zwischen Zahlungs- und Dokumentenexport zu unterscheiden:
- Beim Zahlungsexport wird bei der Auswahl der Option Bestellnummer die zugehörige Bestellnummer ausgegeben. Bei der Option Dokumentennummer bleibt das Feld beim Export leer.
- Beim Dokumentenexport wird bei der Option Dokumentennummer die Nummer des exportierten Dokuments, bei der Option Bestellnummer die Bestellnummer der entsprechenden Rechnung ausgegeben. Unabhängig von dieser Einstellung wird immer das Datum auf dem Dokument, also z. B. das Rechnungsdatum als Belegdatum verwendet.
Automatische Erfassung von Zahlungen und Rückerstattungen
- Zahlungen und Rückerstattungen automatisch erfassen – Wenn diese Option aktiviert ist, kannst du über den entsprechenden Button weiter unten auf Verkaufskanalebene Zahlungen nacherfassen.
- Ausgeschlossene Zahlungsarten – Für die hier gelisteten Zahlungsarten wird beim DATEV Export keine Zahlungsbuchung erstellt.
- Zahlungen nachträglich erfassen – Hierüber kannst du Zahlungen automatisch nachträglich erfassen für Zeiträume, in denen das DATEV-Zahlungsfeature nicht verwendet wurde. Hierzu muss die Option Zahlungen und Rückerstattungen automatisch erfassen aktiviert sein. Die Nacherfassung kann nur auf Verkaufskanalebene erfolgen, weswegen der Button in der Basis-Konfiguration nicht zur Verfügung steht.
Standarderlöskonten
Hier definierst du Erlöskonten für einzelne Steuersätze. Ist für einen Buchungssatz kein länderspezifisches Erlöskonto hinterlegt, so wird der Buchungssatz auf das Standarderlöskonto für den entsprechenden Steuersatz gebucht. Weitere Konten können über den Button Standardkonto hinzufügen ergänzt werden.
Länderspezifische Erlöskonten
Hier definierst du die Konten, die für steuerpflichtige Lieferungen in das Ausland angesprochen werden. Ist für eine Kombination aus Land und Steuersatz kein Konto hinterlegt, so wird ein Standarderlöskonto für den entsprechenden Steuersatz angesprochen. Klicke auf Länderspezifisches Konto hinzufügen, um Konten zu ergänzen.
Erlöskonten für innergemeinschaftliche Lieferungen
Hier definierst du ein Standardkonto sowie länderspezifische Konten, die für innergemeinschaftliche Lieferungen (Lieferungen an Geschäftskunden im EU-Ausland) angesprochen werden. Ist für ein Lieferland kein Konto hinterlegt, so wird das Standardkonto angesprochen. Klicke auf Länderspezifisches Konto hinzufügen, um Konten zu ergänzen.
Erlöskonten für Lieferungen in Drittländer
Hier definierst du ein Standardkonto sowie Konten für Lieferungen in Drittländer (Nicht-EU-Ausland). Ist für ein Lieferland kein Konto hinterlegt, so wird das Standardkonto angesprochen. Klicke auf Länderspezifisches Konto hinzufügen, um Konten zu ergänzen.
Debitorenkonten
Im Feld Buchungsvariante kannst du festlegen, ob du Sammeldebitorenkonten oder Einzeldebitorenkonten verwenden möchtest. Selbstverständlich kannst du diese Option sowohl verkaufskanalübergreifend (= Basis-Konfiguration) als auch nur für individuelle Verkaufskanäle konfigurieren.
Du kannst alternativ auch im Kundenkonto ein individuelles Debitorenkonto für diesen spezifischen Kunden eintragen, welches dann unabhängig von deinen allgemeinen DATEV-Einstellungen verwendet wird. Mehr Informationen dazu findest du hier.
Sammeldebitorenkonten
Wenn diese Option gewählt ist, kannst du anschließend im Bereich Sammelkonten über die Schaltfläche Konto für Zahlungsart hinzufügen je Zahlungsart ein Konto hinterlegen, auf welches die betreffenden Bestellungen gebucht werden. Ist für eine Zahlungsart kein Debitorenkonto hinterlegt, so wird auf das Standarddebitorenkonto gegengebucht.
Einzeldebitorenkonten
Ist diese Option aktiviert, werden alle Bestellungen je Kunde verbucht, wobei die Kontonummer der Kundennummer entspricht. In diesem Fall stehen dir sowohl beim Dokumentenexport als auch beim Zahlungsexport in der Export-Detailansicht zwei weitere Buttons zur Verfügung:
- Sachkontenbeschriftungen exportieren – Hier ist lediglich die Information enthalten, dass es ein Konto mit mit einer bestimmten Kontonummer gibt (Spalte Konto) und dass es sich dabei um das Kundenkonto von Kunde x handelt (Spalte Kontenbeschriftung). Diese Information ist nützlich, damit du entsprechende Konten in DATEV anlegen kannst.
- Debitoren-Stammdaten exportieren – Hier sind neben der Kontonummer alle weiteren Kundenstammdaten enthalten.
Bei beiden Dateien handelt es sich um CSV-Dateien. Es sind nur diejenigen Kunden enthalten, zu denen es im zugehörigen DATEV Export einen Buchungssatz gibt.
Verrechnungskonten
Hinterlege hier das Verrechnungskonto, auf welches Zahlungen verbucht werden, die mit der entsprechenden Zahlungsart geleistet werden. Ist für eine Zahlungsart kein Sammelkonto hinterlegt, so wird die Zahlung auf das Standardkonto verbucht.
Buchungskreise
Wenn dein Unternehmen einem Konzernverbund angehört, müssen Buchungen innerhalb des Konzerns speziell verbucht werden. Zu diesem Zweck können für einzelne Kunden oder auch ganze Kundengruppen abweichende Buchungskreise hinterlegt werden. Buchungskreise werden als die letzten zwei Ziffern an Erlöskontonummern angehängt.
Die Einstellungen dazu in der Konfiguration findest du im Abschnitt Buchungskreis. Hier muss zunächst die Option aktiviert werden und dann kannst du den Standardbuchungskreis eintragen. Auch hier ist sowohl eine verkaufskanalübergreifende (= Basis-Konfiguration) als auch eine individuelle Konfiguration je Verkaufskanal möglich.
Wie du Buchungskreise für Kunden oder Kundengruppen festlegen kannst, findest du hier.
Kostenstellen
Hier kannst du eine Kostenstelle je Verkaufskanal konfigurieren sowie die Feldzuordnung im DATEV Export festlegen. Je nach Auswahl wird die Kostenstelle des Verkaufskanals in das Feld KOST1 oder KOST2 exportiert. In das jeweils andere Feld wird, falls vorhanden, die Kostenstelle des Produktes exportiert. Mehr zu den Produktkostenstellen findest du hier.
Kasseneinzahlungen und -auszahlungen (Pickware POS)
Wenn du unser Pickware POS verwendest, kannst du für deine Pickware POS Verkaufskanäle zusätzlich Konten für Kasseneinzahlungen und -auszahlungen definieren.
Führst du während des Betriebs an der Kasse Ein- oder Auszahlungen durch, so werden diese auf dem hier angegebenen Konten im DATEV-Export aufgeführt.
Weitere Einstellungen
Hier findest du weitere Einstellungen abseits von den Erweiterungseinstellungen.
Kundenspezifisches Debitorenkonto
Im Kundenkonto kannst du im Bereich Zusatzfelder → DATEV ein kundenspezifisches Debitorenkonto hinterlegen, welches dann für diesen Kunden anstelle des unter Einstellungen → Erweiterungen → DATEV → Debitorenkonten festgelegten Kontos genutzt wird. Dies ist unabhängig davon, ob du Sammeldebitorenkonten oder Einzeldebitorenkonten verwendest. Bitte beachte auch, dass Kunden mit einem eigenen Debitorenkonto nicht in den Exportdateien für Sachkontenbeschriftungen bzw. Debitoren-Stammdaten enthalten sind.
Spezifischer Buchungskreis für Kunden oder Kundengruppen
Einen Buchungskreise speziell für einen Kunden kannst du im jeweiligen Kundenkonto unter Zusatzfelder → DATEV festlegen. Analog dazu kannst du einen individuellen Buchungskreis je Kundengruppe unter Einstellungen → Shop → Kundengruppen und dort im Bereich Zusatzfelder → DATEV hinterlegen.
Wenn du sowohl in deiner DATEV Konfiguration als auch für das Kundenkonto, und die Kundengruppe einen Buchungskreis hinterlegt hast, werden diese Angaben wie folgt priorisiert: Kundenkonto, Kundengruppe, DATEV Konfiguration.
Das bedeutet, dass bei der Erstellung eines Buchungssatzes zunächst auf den Buchungskreis im Kundenkonto zurückgegriffen wird, wenn dort nichts eingetragen ist, greift der Buchungskreis für zugehörige Kundengruppe und falls dort ebenfalls nichts eingetragen ist, wird der Standardbuchungskreis aus der allgemeinen DATEV Konfiguration verwendet.
Kostenstelle je Produkt konfigurieren
Neben den Kostenstellen auf Verkaufskanalebene kannst du zusätzlich eine Kostenstelle für jedes Produkt angeben. Gehe dazu in die Produkteigenschaften unter Spezifikationen → Zusatzfelder → DATEV → Kostenstelle des Produkts. Nachfolgend findest du zwei Beispiele, um die Auswirkungen von Produktkostenstelle auf deinen DATEV Export aufzuzeigen:
- Eine Bestellung enthält zwei Positionen mit 19% Mehrwertsteuer. Es ist nur eine Kostenstelle für den Verkaufskanal angeben. Somit wird für diese Bestellung nur ein Buchungssatz erstellt, der die Summe beider Produkte umfasst.
- Eine Bestellung enthält zwei Positionen mit 19% Mehrwertsteuer. Es ist eine Kostenstelle für den Verkaufskanal angegeben sowie für beide Produkte jeweils eine eigene Produktkostenstelle. Es werden daher nun zwei Buchungssätze für die Bestellung erstellt, die zwar auf das gleiche Erlöskonto gebucht werden, aber unterschiedliche Produktkostenstellen haben.
Länderspezifische Steuereinstellungen überprüfen
Wenn du in EU-Länder oder Drittländer versendest, sollten unter Einstellungen → Shop → Länder jeweils im Abschnitt Optionen noch folgende Optionen aktiviert werden. Diese dienen dazu, dass steuerfreie Lieferungen von Lieferungen mit dem Steuersatz 0 % unterschieden werden können.
Aktivieren für EU-Länder:
- Steuerfrei (B2B)*
- Ust-ID-Format überprüfen
- Ust-ID ist Pflichfeld
Aktivieren für Drittländer:
- Steuerfrei (B2B)*
- Steuerfrei (B2C)*
* Bei Aktivierung dieser Option erscheint das Feld steuerfrei ab, in welchem Beträge hinterlegt werden können, ab welchen die Kunden steuerfrei bestellen können. Hier muss nichts eingetragen werden.
EU-weite Lieferschwelle (OSS-Verfahren)
Sobald du mehr als 10.000 € in die EU exportierst, muss gemäß One-Stop-Shop-Verfahren die Rechnung mit der Mehrwertsteuer des Ziellandes ausgewiesen werden. Lege dazu zunächst den entsprechenden Steuersatz unter Einstellungen → Shop → Steuern an. Anschließend kannst du in den Erweiterungseinstellungen im Abschnitt Länderspezifische Erlöskonten je Land ein weiteres Konto mit dem Auslandssteuersatz hinterlegen.
Möchtest du Lieferungen ins Ausland vor dem Erreichen der Lieferschwelle grundsätzlich anders kontieren als Lieferungen innerhalb Deutschlands, so kannst du ein Konto je Lieferland mit den deutschen Steuersätzen hinterlegen.