Lieferantenbestellungen kannst du direkt aus der Einkaufsliste (Einkauf → Einkaufsliste) heraus erstellen, indem du dort die gewünschten Produkte auswählst und oben auf den blauen Button klickst. Hierzu muss jedem Produkt ein Lieferant zugeordnet sein.
Wie du prüfen kannst, ob deine Einkaufsliste den Mindestbestellwert deines Lieferanten erreicht, erfährst du hier.
Lieferantenbestellung bearbeiten
Sobald du die Lieferantenbestellung(en) erstellt hast, gelangst du automatisch zur Übersicht aller Lieferantenbestellungen (Einkauf → Lieferantenbestellungen). Klicke dort auf eine Bestellung, um sie zu öffnen.
Über den blauen Button Bearbeiten kannst du die Felder im oberen Bereich unter Zusammenfassung bearbeiten und so beispielsweise das Ziellager anpassen. Die Adresse des gewählten Lagers wird auf dem Bestelldokument als Lieferadresse angegeben.
Im Bereich Bestellpositionen kannst du über einen Doppelklick in die Zeile Bestellmenge und Einkaufspreis anpassen oder über das Kontextmenü ein Produkt aus der Bestellung entfernen. Falls du an dieser Stelle eine Änderung am Einkaufspreis vornimmst, erscheint eine Abfrage, ob du den Preis dauerhaft für den entsprechenden Lieferanten übernehmen möchtest. Sollte es sich hierbei um den Standardlieferanten handeln, wird dementsprechend auch der Einkaufspreis in den Produktdetails im Tab Allgemein überschrieben.
Neben dem blauen Bearbeitungsbutton oben findest du einen weiteren Button mit Pfeil nach unten. Dort stehen dir verschiedene Aktionen rund um die Lieferantenbestellung zur Verfügung.
Im Tab Dokumente und Fotos kannst du kannst du sehen, welche Infos dieser Art beim Eingang der Lieferantenbestellung erfasst wurden. Falls bspw. beschädigte Ware oder Ware mit abweichenden Dokumenten geliefert wurde und dein Lagerpersonal dies dokumentiert hat, kannst du hochgeladenen Fotos und Dokumente hier kontrollieren.
Im Tab Kommentare kannst du Kommentare einsehen, die zur Lieferantenbestellung erfasst wurden oder über den Bearbeiten Button selbst etwas kommentieren.
Außerdem kannst du deinen Lieferantenbestellungen auch Zusatzfelder zuweisen, die du vorab konfiguriert hast. Mit Zusatzfeldern kannst du Lieferantenbestellungen um individuelle Informationen und Prozessschritte erweitern – beispielsweise interne Referenzen, Bestellnotizen des Lieferanten, Abstimmungskennzeichen oder Freigabehinweise.
Sobald du ein Zusatzfeld für die Entität Lieferantenbestellungen konfiguriert hast, erscheint es hier in der Detailansicht im Tab Zusatzfelder. Falls du noch keine konfiguriert hast, kannst du über den Link direkt in die Ansicht der Zusatzfelder wechseln und ein neues Set anlegen. Das Feld kannst du dann im Anschluss über den Bearbeiten Button befüllen.
Gut gepflegte Zusatzfelder können dir bei den verschiedensten Prozessen helfen und sind komplett an deine Bedürfnisse anpassbar. So kannst du sie bspw. nutzen, um:
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Interne Freigaben & Prüfschritte abzubilden
- Freigegeben durch Teamleitung
- Budget geprüft
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Zweite Freigabe ab 1.000 € erforderlich
→ Der komplette Freigabe-Status ist direkt an der Lieferantenbestellung sichtbar — ohne externe Listen oder E-Mail-Abstimmungen.
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Vereinbarte Lieferbedingungen & Abweichungen festhalten
- bestätigtes Lieferdatum
- Teillieferungsfreigabe
- Ersatzartikel vereinbart
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abweichende Verpackung oder Mengen
→ Alles, was im Austausch mit dem Lieferanten geklärt wurde, ist transparent im System dokumentiert.
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Individuelle Prozesshinweise für den Wareneingang
- Muster zuerst prüfen
- Direkt ins Fotolager
- Qualitätsprüfung erforderlich
- Kampagne: Black Friday
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Sonderplatzierung: Storefront
→ Das Wareneingangsteam sieht direkt, wie mit der Bestellung umzugehen ist — ohne dass jemand manuell informiert werden muss.
Kann ich nachträglich Produkte zu Lieferantenbestellungen hinzufügen?
Wenn du nachträglich Produkte zu einer bestehenden Lieferantenbestellung hinzufügen möchtest, kannst du das direkt in der Bestellung tun, um bspw. flexibel auf Ersatzlieferangebote oder Zusatzlieferungen seitens des Lieferanten reagieren zu können.
Öffne dazu die entsprechende Bestellung und klicke oben auf Bearbeiten. Scrolle anschließend zum Abschnitt Bestellpositionen. Hier findest du jetzt eine Suchleiste mit dem Hinweis: Wähle ein Produkt, um es dieser Lieferantenbestellung hinzuzufügen. Hier kannst du nach Produktnamen, Produktnummer, Lieferantenproduktnummer oder Herstellernummer suchen. Es werden nur Produkte angezeigt, die dem jeweiligen Lieferanten bereits zugeordnet sind und noch nicht Teil der Bestellung sind.
Wähle ein Produkt aus, um es hinzuzufügen. Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem du die Bestellmenge und den Einzelpreis festlegen kannst.
Die Bestellmenge wird automatisch mit der Mindestabnahme der Produkt-Lieferanten-Zuordnung vorbelegt (Standardwert: 1), der Einzelpreis mit dem Einkaufspreis des Lieferanten. Beide Werte kannst du bei Bedarf anpassen.
Abgeschlossene Lieferantenbestellungen können nicht mehr verändert werden. In diesem Fall ist die Eingabeleiste ausgegraut und zeigt den Hinweis „Zu abgeschlossenen Lieferantenbestellungen können keine Positionen hinzugefügt werden.“
Mehr zum anschließenden Versenden von Lieferantenbestellungen findest du hier.