Du kannst deine Bestellungen sowohl mithilfe der WMS App als auch direkt in der Shopware Admin kommissionieren und versenden.
Wie kommissioniere ich Bestellungen in der Shopware Admin?
Bestellübersicht
Unter Bestellungen → Übersicht findest du alle Bestellungen aus deinen Onlineshops. Links siehst du als farbliches Icon die Kommissionierbarkeit der jeweiligen Bestellung. Die Farben haben folgende Bedeutung:
- Grün: alle Produkte sind vorrätig und die Bestellung kann vollständig kommissioniert werden.
- Gelb: einige Produkte sind vorrätig, sodass eine Teillieferung möglich ist.
- Rot: keines der enthaltenen Produkte ist vollständig auf Lager.
- Grau: die Bestellung wurde bereits versandt oder storniert.
Bestellungen filtern
Über das Filtersymbol rechts kannst du die Liste der Bestellungen individuell anpassen, indem du die Bestellungen nach Status, Kommissionierbarkeit, Produkten oder weiteren Eigenschaften der Bestellung filterst. Ebenso kannst du hier eines deiner Pickprofile auswählen. Alles zur Konfiguration von Pickprofilen findest du hier.
Um eine Bestellung zu öffnen, klicke auf die Bestellnummer.
Detailansicht der Bestellung
Alle Informationen zur Bestellung sind in den Tabs Allgemein, Details, Dokumente, Versandetiketten und Retouren organisiert. Direkt darunter findest du im Tab Allgemein die Schnellbuttons zum Versenden der Bestellung, Erfassen von Retouren und dem Erstellen von Rechnungen und Rechnungskorrekturen.
Pickliste erstellen
Um den Pickprozess zu erleichtern, kannst du dir eine Pickliste je Bestellung erstellen. Öffne dazu den Tab Dokumente, klicke auf Neues Dokument erstellen und wähle den Dokumententyp Pickliste aus.
Auf der Pickliste findest du neben allen relevanten Daten zum Kunden und zur Bestellung die enthaltenen Produkte sortiert nach Lagerplatz sowie deren Anzahl. Wenn ein Produkt auf mehreren Lagerplätzen vorhanden ist, wird der erste Lagerplatz fett gedruckt und alle weiteren Lagerplätze werden als Alternative darunter aufgelistet.
Darunter findest du die Pickanweisung, die du bei der Erstellung des Dokuments angeben kannst. Unter Einstellungen→ Warenkorb im Abschnitt Bestellabschluss kannst du deinen Kunden die Möglichkeit geben, bei Bestellabschluss einen Kommentar zu hinterlassen. Dieser erscheint dann ebenfalls unten auf der Pickliste als Bestellkommentar. Pickanweisungen können auch je Produkt hinterlegt werden, mehr Informationen dazu findest du hier.
Rechnung erstellen
Über den entsprechenden Schnellbutton kannst du unkompliziert eine Rechnung erstellen. Generell kannst du mehrere Rechnungen pro Bestellung erstellen und für jede Rechnung eine Rechnungskorrektur. Alles zu Retouren sowie Rechnungskorrekturen findest du jeweils in einem separaten Beitrag.
Wie du dein Rechnungsdokument konfigurieren kannst, zeigen wir dir hier.
Alle erstellten Dokumente werden außerdem im Tab Dokumente angezeigt und können dort bei Bedarf jederzeit aufgerufen werden.
Versandetiketten erstellen
Versandetiketten können entweder innerhalb einer Bestellung im Tab Versandetiketten oder direkt aus der Bestellübersicht heraus erstellt werden. Alle Informationen rund um Versandetiketten findest du in einem separaten Beitrag.
Bestellung versenden
Über den entsprechenden Schnellbutton kannst du deine Bestellung versenden und dabei das Lager auswählen, aus dem der Bestand ausgebucht werden soll sowie automatisch den Lieferstatus auf Versandt anpassen lassen.
Statuswechsel
Im Tab Allgemein im Bereich Info kannst du den Bestellstatus anpassen. Dabei wird standardmäßig eine E-Mail-Benachrichtigung an deine Kunden versendet. Wenn du keinen E-Mail-Versand wünschst, kannst du jeweils die Option E-Mail an Kunden senden deaktivieren.
Erstellung von Bestelldokumenten automatisieren
Mithilfe des Flow Builders kannst du deine Prozesse weiter automatisieren, indem du die zugehörigen Flows anpasst oder eigene Flows erstellst. Den Flow zum Versenden von Bestellungen findest du beispielsweise unter der Bezeichnung Pickware ERP Completely Shipped. Mehr Informationen und Tipps zum Flow Builder findest du bei Shopware.
Beispielhaft findest du nachfolgend eine Kurzanleitung zur automatischen Erstellung von Bestelldokumenten, sobald der Status einer Bestellung auf In Bearbeitung geändert wird:
- Gehe auf Einstellungen → Shop → Flow Builder und klicke dort auf den Eintrag Order enters status in progress.
- Wechsle in den Tab Flow und füge entweder einen neuen Aktionscontainer ein, indem du auf das + klickst, oder bearbeite den bestehen Aktionscontainer, indem du auf Aktion hinzufügen klickst.
- Wähle die Aktion Dokument erzeugen aus.
- Wähle im nächsten Fenster den bzw. die gewünschten Dokumententyp(en) aus.
- Speichere anschließend deine Änderung über den blauen Button oben rechts.
Nachträglicher Statuswechsel
Auch wenn sich eine Bestellung bereits im Status Versandt befindet, kannst du den Status vor dem tatsächlichen Versand jederzeit anpassen, wenn beispielsweise die Bestellung wegen fehlender Ware kurzzeitig zurückgestellt werden muss. Bereits ausgebuchte Bestände bleiben weiterhin ausgebucht. Wenn du den Status anschließend wieder auf Versendet setzt, sind folgende Szenarien zu unterscheiden:
- Beim Statuswechsel wird der zusätzliche Bestand aus dem Lager ausgebucht.
- Es wird lediglich der Status gewechselt.
- Es wird lediglich der Status gewechselt. Die Bestände müssen anschließend manuell korrigiert werden.
Wie kommissioniere ich Bestellungen mit der WMS App?
Bestellungen filtern
In der WMS App hast du die Möglichkeit, deine Bestellungen anhand von Pickprofilen zu filtern. Das Pickprofil kann über den Button links neben der Suchleiste in der Bestellübersicht ausgewählt werden. Mehr Informationen zur Einrichtung deiner Pickprofile findest du hier.
Wenn du in deinem gewählten Pickprofil priorisierte Zahlungs- und/oder Versandarten definiert hast, werden dir passende Bestellungen oben in der Liste mit einem entsprechenden Symbol angezeigt: ein Geldschein für priorisierte Zahlungsarten, ein Lieferfahrzeug für priorisierte Versandarten.
Auswahl der Bestellung
Über die Schaltfläche Nächste Bestellung kommissionieren startest du den Kommissionierungsprozess für die erste Bestellung aus der Liste. Du kannst auch mit einer beliebigen Bestellung starten, wenn dein Benutzerkonto über die Berechtigung Beliebige Bestellung kommissionieren verfügt. Mehr zu der Konfiguration der Nutzerrollen findest du hier.
Sobald du eine Bestellung ausgewählt hast, siehst du alle Bestellpositionen nach Lagerplatz sortiert sowie Namen, Anschrift und gewählte Versandart des Kunden. Über den Button Info oben rechts kannst du weitere Informationen zur Bestellung einsehen.
Deine Benutzeroberfläche sieht anders aus? Dann wurde für dich bereits unser überarbeitetes Einzelkommissionierungsfeature ausgerollt. Mehr Information dazu findest du hier.
Produkte erfassen
Scanne die Positionen nacheinander mit dem Barcodescanner. Wenn es sich um das richtige Produkt handelt, ertönt ein Bestätigungssignal und der Bildschirm deines iPods bzw. iPads leuchtet kurz grün auf - handelt es sich um ein falsches Produkt, hörst du ein anderes Signal und der Bildschirm leuchtet kurz rot.
Du kannst eine Bestellung auch ohne Barcodescanner manuell durch Antippen der einzelnen Produktpositionen kommissionieren. Hierbei wird allerdings kein visuelles bzw. akustisches Feedbacks gegeben, achte daher unbedingt darauf, das richtige Produkt zu kommissionieren.
Du kannst die Reihenfolge beeinflussen, in der dir die zu kommissionierenden Produkte angezeigt werden, indem du für deine Lagerplätze einen Positionswert hinterlegst. Mehr dazu findest du hier.
Bestätige anschließend die Anzahl und den Lagerplatz, von dem Bestand ausgebucht werden soll. Solltest du konfiguriert haben, dass weitere Informationen, wie Seriennummern oder ähnliches, erforderlich sind, erscheint an dieser Stelle zusätzlich eine entsprechende Abfrage. Mehr Informationen zu dieser Einstellungsmöglichkeit findest du hier.
Kommissionierung abschließen
Nachdem du alle Positionen gescannt hast, werden Rechnung und/oder Lieferschein je nach Konfiguration erstellt und gedruckt. Als Nächstes kannst du dein Versandetikett erstellen und die Bestellung versenden.
Du kannst Bestellungen bei Bedarf auch zurückstellen oder nur Teillieferungen durchführen.
Kommissioniervorgänge in der Shopware Admin anzeigen und verwalten
Unter Kommissionierung → Kommissioniervorgänge siehst du alle Kommissioniervorgänge, die sich in Bearbeitung befinden, zurückgestellt oder abgeschlossen wurden. Die Ansichten entsprechen den Tabs Zurückgestellt, In Bearbeitung und Versandfertig in der WMS App. Mithilfe dieser Ansichten kannst du bei Bedarf über die Shopware Admin laufende Kommissionierprozesse zurückstellen, abbrechen oder versenden. Mehr Informationen dazu findest du in diesem Beitrag.