Neben dem Prozess über die WMS App kannst du Bestellungen auch direkt in der Shopware Admin verwalten, Bestelldokumente erstellen, Versandetiketten erzeugen und Bestellungen versenden.
Einzelkommissionierung über die Admin
Unter Bestellungen → Übersicht findest du alle Bestellungen aus deinen Onlineshops. Links siehst du als farbliches Icon die Kommissionierbarkeit der jeweiligen Bestellung:
- Grün: alle Produkte sind vorrätig und die Bestellung kann vollständig kommissioniert werden.
- Gelb: einige Produkte sind vorrätig, sodass eine Teillieferung möglich ist.
- Rot: keines der enthaltenen Produkte ist vollständig auf Lager.
- Grau: die Bestellung wurde bereits versandt oder storniert.
Bestellungen filtern
Über das Filtersymbol rechts kannst du die Liste der Bestellungen individuell anpassen, indem du die Bestellungen nach Status, Kommissionierbarkeit, Produkten oder weiteren Eigenschaften der Bestellung filterst oder die Spalte Tag einblendest um dir alle mit einem Tag versehenen Bestellungen anzeigen zu lassen. Ebenso kannst du hier eines deiner Pickprofile auswählen. Alles zur Konfiguration von Pickprofilen findest du hier.
Um eine Bestellung zu öffnen, klicke auf die Bestellnummer.
Detailansicht der Bestellung
Alle Informationen zur Bestellung sind in den Tabs Allgemein, Details, Dokumente, Versandetiketten und Retouren organisiert. Direkt darunter findest du im Tab Allgemein die Schnellbuttons zum Versenden der Bestellung, Erfassen von Retouren und dem Erstellen von Rechnungen und Rechnungskorrekturen.
Pickliste erstellen
Um den Pickprozess zu erleichtern, kannst du dir eine Pickliste je Bestellung erstellen. Öffne dazu den Tab Dokumente, klicke auf Neues Dokument erstellen und wähle den Dokumententyp Pickliste aus.
Auf der Pickliste findest du neben allen relevanten Daten zum Kunden und zur Bestellung die enthaltenen Produkte sortiert nach Lagerplatz sowie deren Anzahl. Wenn ein Produkt auf mehreren Lagerplätzen vorhanden ist, wird der erste Lagerplatz fett gedruckt und alle weiteren Lagerplätze werden als Alternative darunter aufgelistet.
Darunter findest du die Pickanweisung, die du bei der Erstellung des Dokuments angeben kannst. Unter Einstellungen→ Warenkorb im Abschnitt Bestellabschluss kannst du deinen Kunden die Möglichkeit geben, bei Bestellabschluss einen Kommentar zu hinterlassen. Dieser erscheint dann ebenfalls unten auf der Pickliste als Bestellkommentar. Pickanweisungen können auch je Produkt hinterlegt werden, mehr Informationen dazu findest du hier.
Rechnung erstellen
Über den entsprechenden Schnellbutton kannst du unkompliziert eine Rechnung erstellen. Generell kannst du mehrere Rechnungen pro Bestellung erstellen und für jede Rechnung eine Rechnungskorrektur. Alles zu Retouren sowie Rechnungskorrekturen findest du jeweils in einem separaten Beitrag.
Wie du dein Rechnungsdokument konfigurieren kannst, zeigen wir dir hier.
Alle erstellten Dokumente werden außerdem im Tab Dokumente angezeigt und können dort bei Bedarf jederzeit aufgerufen werden.
Versandetiketten erstellen
Versandetiketten können entweder innerhalb einer Bestellung im Tab Versandetiketten oder direkt aus der Bestellübersicht heraus erstellt werden. Alle Informationen rund um Versandetiketten findest du in einem hier.
Bestellung versenden
Über den entsprechenden Schnellbutton kannst du deine Bestellung versenden und dabei das Lager auswählen, aus dem der Bestand ausgebucht werden soll sowie automatisch den Lieferstatus auf Versandt anpassen lassen.
Statuswechsel
Im Tab Allgemein im Bereich Info kannst du den Bestellstatus anpassen. Dabei wird standardmäßig eine E-Mail-Benachrichtigung an deine Kunden versendet. Wenn du keinen E-Mail-Versand wünschst, kannst du jeweils die Option E-Mail an Kunden senden deaktivieren.
Erstellung von Bestelldokumenten automatisieren
Mithilfe des Flow Builders kannst du deine Prozesse weiter automatisieren, indem du die zugehörigen Flows anpasst oder eigene Flows erstellst. Den Flow zum Versenden von Bestellungen findest du beispielsweise unter der Bezeichnung Pickware ERP Completely Shipped. Mehr Informationen und Tipps zum Flow Builder findest du bei Shopware.
Beispielhaft findest du nachfolgend eine Kurzanleitung zur automatischen Erstellung von Bestelldokumenten, sobald der Status einer Bestellung auf In Bearbeitung geändert wird:
- Gehe auf Einstellungen → Shop → Flow Builder und klicke dort auf den Eintrag Order enters status in progress.
-
Wechsle in den Tab Flow und füge entweder einen neuen Aktionscontainer ein, indem du auf das + klickst, oder bearbeite den bestehen Aktionscontainer, indem du auf Aktion hinzufügen klickst.
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Wähle die Aktion Dokument erzeugen aus.
- Wähle im nächsten Fenster den bzw. die gewünschten Dokumententyp(en) aus.
- Speichere anschließend deine Änderung über den blauen Button oben rechts.
Nachträglicher Statuswechsel
Auch wenn sich eine Bestellung bereits im Status Versandt befindet, kannst du den Status vor dem tatsächlichen Versand jederzeit anpassen, wenn beispielsweise die Bestellung wegen fehlender Ware kurzzeitig zurückgestellt werden muss. Bereits ausgebuchte Bestände bleiben weiterhin ausgebucht. Wenn du den Status anschließend wieder auf Versendet setzt, sind folgende Szenarien zu unterscheiden:
- Beim Statuswechsel wird der zusätzliche Bestand aus dem Lager ausgebucht.
- Es wird lediglich der Status gewechselt.
- Es wird lediglich der Status gewechselt. Die Bestände müssen anschließend manuell korrigiert werden.
Mehrfachkommissionierung über die Admin
Du kannst auch mehrere Bestellungen gesammelt kommissionieren. Gehe zu Bestellungen → Übersicht und wähle die gewünschten Bestellungen über die Checkboxen links aus. Klicke oberhalb der Bestellliste auf Mehrfachänderung. Prüfe die Auswahl und klicke unten auf Mehrfachänderung starten.
Möglichkeiten zur Mehrfachkommissionierung mit der WMS App bieten dir unsere Rollende Kommissionierung und unsere Sammelkommissionierung.
Statusänderungen vornehmen und Bestelldokumente erstellen
Im folgenden Fenster kannst du nun auswählen, welche Statusänderungen für die betreffenden Bestellungen vorgenommen werden sollen und ob Status-E-Mails versendet und welche Dokumente erstellt und ggf. mit den Status-E-Mails versendet werden sollen. Um die Mehrfachänderung durchzuführen, klicke auf Änderungen übernehmen und bestätige die Aktion im nächsten Fenster.
Falls du wie hier beschrieben den Flow zur Statusänderung angepasst hast, sodass automatisch Bestelldokumente erzeugt werden, solltest du entweder die Erstellung der entsprechenden Dokumente in der Mehrfachänderung deaktivieren oder im Bestätigungsfenster die Funktion Flows auslösen deaktivieren, da ansonsten die Dokumente mehrfach erstellt werden.
Wenn du mehrere Rechnungsdokumente gleichzeitig herunterladen möchtest, kannst du dies über die Mehrfachänderung als eine zusammenhängende PDF tun. Einzelne PDFs pro Bestellung können nur direkt in der jeweiligen Bestellung heruntergeladen werden.
Versandetiketten für mehrere Bestellungen erstellen
Über den Button oben kannst für alle ausgewählten Bestellungen Versandetiketten erstellen und diese herunterladen.
Grundlegende Informationen zum Erstellen von Versandetiketten findest du hier.
Kommissioniervorgänge in der Admin anzeigen und verwalten
Unter Kommissionierung → Kommissioniervorgänge siehst du alle Kommissioniervorgänge, die sich in Bearbeitung befinden, zurückgestellt oder abgeschlossen wurden. Die Ansichten entsprechen den Tabs Zurückgestellt, In Bearbeitung und Versandfertig in der WMS App. Mithilfe dieser Ansichten kannst du bei Bedarf über die Shopware Admin laufende Kommissionierprozesse zurückstellen, abbrechen oder versenden. Mehr Informationen dazu findest du in diesem Beitrag.
Kommissioniervorgänge nach Pickprofil filtern
In der Übersicht deiner Kommissioniervorgänge kannst du die angezeigten Vorgänge ebenfalls nach Pickprofilen filtern. So siehst du auf einen Blick, welche Kommissioniervorgänge aktuell zu welchem Pickprofil gehören – beispielsweise All orders oder eines deiner individuell angelegten Profile.
Der Filter funktioniert dabei analog zur Pickprofil-Auswahl in der Bestellübersicht: Öffne die Filterleiste oben in der Übersicht und wähle im Dropdown-Menü Pickprofil das gewünschte Profil aus. Die Liste der Kommissioniervorgänge wird automatisch aktualisiert und zeigt nur noch die Vorgänge an, die diesem Pickprofil zugeordnet sind.
Standardmäßig ist All orders/Alle Bestellungen vorausgewählt, sodass alle Kommissioniervorgänge angezeigt werden.
Die Filtereinstellung bleibt aktiv, bis du sie manuell zurücksetzt. Dies ist ideal, wenn du dauerhaft mit einem bestimmten Profil arbeiten möchtest. Wie du Pickprofile einrichtest, erfährst du hier.
Was passiert, wenn ich einen Kommissioniervorgang abbreche?
Wenn du deine Kommissionierung während des Vorgangs abbrichst, kannst du die bereits entnommenen Produkte wieder einlagern. Mehr dazu findest du hier.