Aufgrund der Fiskalisierung aller Kassen in Deutschland und Österreich unterscheidet sich der Einrichtungsprozess für deine Kasse je nachdem, ob sich deine Filiale in Deutschland, Österreich oder einem Land ohne Fiskalisierung befindet. In diesem Beitrag geht es explizit um die Einrichtung einer Filiale in Österreich. Sollte dies nicht auf dich zutreffen, gehe bitte zu einem der folgenden Beiträge:
- Wie richte ich die POS App für Deutschland ein?
- Wie richte ich die POS App für Länder ohne Fiskalisierung ein?
Solltest du mobil auf einer Messe verkaufen wollen, haben wir hier einige Tipps und Empfehlungen für dich zusammengestellt:
Daten für RKSV hinterlegen
Wenn du eine Filiale in Österreich betreibst, müssen deine Verkäufe gemäß der Registrierkassensicherheitsverordnung erfasst und signiert werden. Pickware POS nutzt hierzu die Cloud-SEE (Signaturerstellungseinheit). Für die Übertragung deiner Daten an FinanzOnline wird ein Zugang für den Registrierkassen-Webservice vorausgesetzt. Diesen kannst du in wenigen Schritten beantragen:
- Melde dich im FinanzOnline Portal an.
- Lege einen Benutzer für den Registrierkassen-Webservice gemäß des FinanzOnline Handbuchs an. Alle dafür relevanten Schritte werden in Kapitel 4 des Handbuchs beschrieben.
Als nächstes muss die Konfiguration im Pickware Account abgeschlossen werden. Logge dich dazu in deinen Pickware Account ein und navigiere zu Shop → POS → RKSV (AT). Klicke in der Hinweismeldung auf Einrichtung starten und gib die geforderten Informationen ein.
Bitte vergewissere dich, dass deine Daten fehlerfrei sind, da bei einer nachträglichen Änderung Kosten anfallen können.
Anschließend kannst du mit der App Einrichtung beginnen.
App Einrichtung starten
Wenn du die Pickware POS App zum ersten Mal öffnest, kannst du entweder über Einrichtung starten die Konfiguration beginnen oder den Demomodus starten. Dieser konfiguriert dein Gerät so, dass du automatisch mit unserem Demoshop verbunden wirst, in dem du alle Funktionen beliebig lange testen kannst. Um dein Gerät mit deinem tatsächlichen Shop zu verbinden, tippe auf Einrichtung starten. Der Einrichtungsassistent leitet dich durch alle notwendigen Schritte.
Pickware Account Login
Zur Nutzung der App benötigst du einen Pickware Account. Wenn du bisher nur einen Pickware Account aus der Shopware 5 Welt nutzt und diesen weiter verwenden möchtest, musst du zunächst über die Accountverwaltung den Migrationsprozess anstoßen. Weitere Informationen dazu, findest du hier.
Mit dem Shop verbinden
Sobald du dich mit deinem Pickware Account eingeloggt hast, musst du die App mit deinem Shop verbinden. Durch die Verknüpfung mit deinem Pickware Account sollte dein Shop bereits in der Liste erscheinen und muss nur noch ausgewählt werden. Klicke dann auf Weiter und im nächsten Fenster auf Im Shop einloggen.
Im nächsten Schritt wird der Gerätename festgelegt. Dieser dient dazu, um dein iOS Gerät im Pickware Account in der Geräteverwaltung identifizieren zu können. Du kannst den Namen später jederzeit im App Menü unter Einstellungen → Gerätenamen ändern anpassen.
Als nächstes benötigst du die Login Daten zu deiner Shopware 6 Administration.
Anschließend wird geprüft, ob du noch über ausreichend freie Lizenzen verfügst und ob die Version von Pickware POS für die App Version ausreichend ist.
Filiale und Verkaufskanal auswählen
Im nächsten Schritt kannst du die Filiale auswählen, für welche du deine Kasse und dein iOS-Gerät registrieren willst. Wähle eine bereits angelegte Filiale aus oder, wenn du zuvor noch keine Filiale erstellt hast, klicke auf Neue Filiale anlegen. Hier musst du nun einen Namen vergeben sowie das Land auswählen. Sobald du eine Filiale in Österreich anlegst, wird diese an fiskaly gemeldet und du erhältst eine E-Mail, um deinen fiskaly Account einzurichten. Mehr Informationen dazu findest du weiter unten.
Du möchtest Pickware POS zu Test- und Vorführungszwecken nutzen, obwohl du dich in Österreich befindest? Klicke hier mehr für mehr Informationen.
Als nächstes wählst du den Verkaufskanal aus. Mit der Installation von Pickware POS wird bereits ein entsprechender Verkaufskanal in deiner Shopware Admin angelegt. Du kannst aber auch an dieser Stelle einen eigenen Verkaufskanal erstellen und die zu verwendende Versandart und Zahlungsarten festlegen. Klicke anschließend auf Filiale erstellen.
Kasse auswählen oder anlegen
Im nächsten Schritt wählst du die Kasse aus, mit der du dein iPad verknüpfen möchtest. Dazu kannst du einen bereits bestehenden Eintrag aus der Liste wählen oder eine neue Kasse anlegen. Eine Kasse kann immer nur mit einem Gerät verbunden sein. Wenn die gewählte Kasse daher bereits mit einem anderen Gerät verknüpft ist, erscheint ein entsprechender Hinweis, den du bestätigen musst, bevor die Zuordnung geändert wird.
Anschließend kannst du das gewünschte Lager auswählen. Solltest du dieses später anpassen wollen, kannst du dies über die Einstellungen im App Menü erledigen.
Drucker und Kartenlesegerät einrichten
Bevor du deinen POS Standscanner mit deiner Kassenschublade bzw. deinem Bondrucker verbindest, prüfe unbedingt die Firmware-Version deines Bondruckers. Wie du die Firmware deines Bondruckers überprüfen kannst, erfährst du hier in diesem Beitrag.
In den folgenden Fenstern kannst du nun einen Bon- bzw. Dokumentendrucker sowie ein Kartenlesegerät mit deiner Kasse verbinden und verschiedenen Dokumententypen eigene Drucker oder Druckerfächer zuweisen. Du kannst diese Menüs jederzeit über die Einstellungen im App Menü unter Drucker bzw. Kartenlesegerät erneut aufrufen und Anpassungen vornehmen.
Geräte verbinden
Der Drucker bzw. das Kartenlesegerät muss sich dazu lediglich im gleichen Netzwerk wie dein iOS-Gerät befinden. Außerdem benötigt die App Zugang zu deinem lokalen Netzwerk. Öffne dazu die Einstellungen deines iOS-Geräts, suche nach der POS App und aktiviere dort die Option Lokales Netzwerk.
Drucker
Wenn dein Drucker nicht netzwerkfähig ist oder du unter Windows drucken möchtest, kannst du einen Print-Server verwenden.Sollte es während der Einrichtung oder bei der Nutzung des Druckers zu Problemen kommen, haben wir hier einige Tipps für dich zusammengestellt, die dir bei der Fehlerbehebung helfen. Sollten dir diese Informationen nicht weiterhelfen, kontaktiere unser Support Team.
Kartenlesegerät
Falls du bereits vorher ein Zettle by Paypal Kartenlesegerät mit deiner App verbunden hast, steht dir dieses direkt zur Auswahl zur Verfügung. Tippe andernfalls auf Kartenlesegerät hinzufügen und wähle aus, ob du ein Zettle by Paypal Gerät oder ZVT Gerät verbinden möchtest und folge den jeweiligen Schritten.
Bei der PIN, die zur Einrichtung benötigt wird, handelt es sich um die Kassierer-PIN. Diese erhältst du von deinem Terminalanbieter.
Wenn du ein ZVT Gerät hinzufügst, hast du über die Option Belege auf Bondrucker die Möglichkeit, deine Kartenzahlungsbelege zusätzlich über den Bondrucker ausgeben zu lassen. Ist die Option deaktiviert, werden die Belege stattdessen über das Kartenterminal ausgedruckt.
Weitere Hinweise zur Einrichtung von Zettle by Paypal findest du auf der Support Seite des Anbieters. Sobald dein Kartenlesegerät verbunden ist, tippe auf Weiter, um die Profileinrichtung abzuschließen.
Wenn du Kartenzahlung in deinem Shop anbietest, solltest du nach der Konfiguration der entsprechenden Geräte in den Verkaufskanaleinstellung jeweils die zu verwendende Zahlungsart auswählen (Zahlungsart für ZVT-Kartenterminal bzw. iZettle Zahlungsart).
Benutzerauswahl
Damit hast du die Einrichtung der POS App abgeschlossen. Um die App nutzen zu können, musst du dich nun mit deinem Shopware Benutzer einloggen. Dazu muss in der Administration eine App-PIN festgelegt und die Rolle Pickware POS User vergeben werden. Wenn du eigene Benutzerrollen verwendest, achte darauf, dass in der Konfiguration unter Allgemein → Berechtigungen → Pickware POS mindestens die Einträge Grundberechtigungen und Einrichtung durchführen ausgewählt sind. Mehr zu den Benutzerrollen für die POS App findest du hier.
Demo Modus starten & Konfiguration zurücksetzen
Dein Gerät kann immer nur mit einem Shop gleichzeitig verbunden sein. Falls du es daher mit einem anderen Shop verbinden möchtest, muss du die Konfiguration zurücksetzen. Der Demo Modus stellt eine Ausnahme dar, d. h. du kannst jederzeit von deinem konfigurierten Shop in den Demomodus und wieder zurück wechseln, ohne dass die Konfiguration dabei verloren geht.
Um die Konfiguration zurückzusetzen oder in den Demomodus zu wechseln, musst du dich zunächst aus der App ausloggen. Öffne dazu das Menü oben links und tippe auf dieses Symbol:
Du gelangst nun wieder in das Fenster zur Benutzerauswahl, wo du über das Zahnrad oben rechts die Konfiguration zurücksetzen oder in den Demomodus wechseln kannst.
Fiskaly Account anlegen
Sobald du eine Filiale in Österreich erstellt hast, erhältst du automatisch eine E-Mail von fiskaly, um deinen fiskaly Account einzurichten. Mit deinem fiskaly Account erhältst du Zugang zum fiskaly Dashboard, auf welchem du deine registrierten Filialen, Kassen und erfolgte Transaktionen einsehen kannst. Klicke auf den Link in der E-Mail, um deine Daten zu vervollständigen. Wenn deine Kasse erfolgreich registriert wurde, erhältst du anschließend eine entsprechende E-Mail von fiskaly. Wenn du später weitere Kassen registrierst, erhältst du erneut für jede Kasse eine Bestätigung per E-Mail.
RKSV im Tagesgeschäft
Zertifizierung
Nachdem die Konfiguration abgeschlossen und die Filiale angelegt wurde, werden alle Verkäufe erfasst und zertifiziert. Die Kassenbons werden dann jeweils mit einem QR-Code sowie weiteren Daten versehen.
Dokumente für die Finanzprüfung
Solltest du einen Nullbeleg für die Finanzprüfung benötigen, kannst du diesen über das App Menü erstellen lassen.
Wenn im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt DEP7 Export nach RKSV benötigt wird, kann dieser beim Support angefragt werden. Der DEP7 Export enthält alle Belege inkl. Sonderbelege wie Monats- und Jahresbelege.
Ausfall der Belegsignierung
Wie du bei Ausfällen seitens fiskaly oder FinanzOnline vorgehen musst, haben wir in diesem Beitrag zusammengefasst.